A transformação digital mudou a forma como lidamos com a informação. Hoje, o Decreto nº 10.278 digitalização de documentos é um marco legal essencial para empresas e órgãos públicos.

O decreto define requisitos técnicos e jurídicos que asseguram validade e confiabilidade aos documentos digitalizados. Essa legislação garante que arquivos digitais tenham o mesmo valor legal que versões impressas.

Neste artigo, você entenderá como aplicar corretamente as diretrizes, quais documentos podem ser digitalizados e os cuidados exigidos para manter a validade jurídica.

O que é o Decreto nº 10.278?

O Decreto nº 10.278 digitalização de documentos foi publicado em 18 de março de 2020. Ele estabelece normas técnicas para digitalização de arquivos públicos e privados.

Esse decreto garante que documentos digitalizados, se atendidas as regras, possuam o mesmo valor jurídico que os documentos físicos originais.

A legislação traz clareza e padronização, fortalecendo a segurança e confiabilidade do processo de digitalização.

Importância do decreto para empresas e órgãos públicos

Com a regulamentação, empresas podem reduzir custos, melhorar a gestão documental e ampliar a segurança das informações.

A digitalização não é apenas uma prática moderna, mas uma exigência legal em muitos setores.

Além disso, o Decreto nº 10.278 digitalização de documentos garante que arquivos digitalizados possam substituir os originais em processos jurídicos ou administrativos.

Quem deve seguir o decreto?

A lei é válida para pessoas jurídicas de direito público e privado, além de pessoas físicas que precisem comprovar relações com órgãos oficiais.

Isso inclui:

• União, estados, municípios e autarquias;

• Associações, fundações e sociedades;

• Profissionais e cidadãos em transações legais.

Regras principais do Decreto nº 10.278

O artigo 4º estabelece cinco regras essenciais para a digitalização:

1. Integridade e confiabilidade

O documento digitalizado deve ser idêntico ao original, com mecanismos que comprovem autoria e integridade.

2. Rastreabilidade e audibilidade

O sistema precisa registrar o histórico completo da digitalização e armazenamento.

3. Qualidade da imagem e legibilidade

A digitalização deve seguir normas técnicas quanto à resolução, cor e formato.

4. Confidencialidade

Arquivos digitais precisam respeitar níveis de acesso conforme a natureza do documento.

5. Interoperabilidade

Os sistemas devem permitir comunicação e integração, usando formatos abertos como PDF/A.

Padrões técnicos exigidos

O decreto determina especificações mínimas, como resolução e formato de arquivo. O padrão PDF/A garante que documentos sejam preservados e reproduzidos sem alterações.

Esses requisitos asseguram validade legal e compatibilidade entre sistemas.

Digitalização em entidades públicas

Quando se trata de órgãos públicos, o decreto exige cuidados extras:

• Assinatura digital no padrão ICP-Brasil;

• Inclusão de metadados obrigatórios (autor, data, título, hash, entre outros);

• Observância dos padrões técnicos mínimos definidos em anexo.

Esses elementos garantem autenticidade e segurança em processos administrativos.

Digitalização em entidades privadas

Já para documentos privados, há maior flexibilidade.

As partes podem definir, em comum acordo, como comprovar autoria e integridade. Caso não exista acordo, aplicam-se os mesmos critérios exigidos para entidades públicas.

Isso assegura uniformidade e confiança jurídica.

Exceções do Decreto nº 10.278

Nem todos os documentos podem ser digitalizados sob esta norma. Estão excluídos:

• Documentos nato-digitais;

• Operações do sistema financeiro;

• Arquivos audiovisuais protegidos por leis autorais;

• Documentos de identificação (RG, CNH, CTPS, certificado militar);

• Documentos de porte obrigatório.

Essas exceções evitam conflitos jurídicos e garantem proteção a informações sensíveis.

Manutenção dos documentos digitalizados

O decreto também trata do armazenamento. Segundo o artigo 10, é preciso garantir:

• Proteção contra alteração, destruição ou acesso não autorizado;

• Indexação de metadados para facilitar localização e auditoria.

Plataformas em nuvem são recomendadas, pois oferecem segurança, escalabilidade e controle de acessos.

Descarte dos documentos originais

Após a digitalização conforme as normas, os documentos originais podem ser descartados.

Entretanto, documentos de valor histórico devem ser preservados.

O descarte deve respeitar prazos de prescrição ou decadência relacionados aos direitos envolvidos.

Benefícios do Decreto nº 10.278

A implementação traz inúmeras vantagens:

• Redução de custos com espaço físico;

• Maior agilidade na busca por documentos;

• Segurança jurídica e validade legal;

• Conformidade com normas técnicas;

• Modernização da gestão documental.

Com o Decreto nº 10.278 digitalização de documentos, empresas e órgãos ganham eficiência e confiabilidade.

Como garantir conformidade ao decreto

Para estar em conformidade, é importante:

• Usar scanners que atendam requisitos técnicos;

• Adotar formatos recomendados (PDF/A);

• Implementar assinaturas digitais ICP-Brasil;

• Organizar metadados obrigatórios;

• Utilizar sistemas seguros para armazenamento.

Essas práticas asseguram a validade jurídica e o correto cumprimento da lei.

Desafios da digitalização

Apesar dos benefícios, ainda existem desafios:

• Alto volume de documentos a digitalizar;

• Necessidade de tecnologia adequada;

• Gestão da confidencialidade;

• Adoção de processos padronizados.

A superação desses desafios exige planejamento, tecnologia e treinamento de equipes.

Futuro da digitalização de documentos

O decreto abriu caminho para uma gestão documental mais moderna.

Com tecnologias como blockchain e inteligência artificial, o futuro da digitalização promete ainda mais segurança e eficiência.

O Decreto nº 10.278 digitalização de documentos é apenas o começo da transformação.

Conclusão

O Decreto nº 10.278 digitalização de documentos representa um avanço significativo para empresas, cidadãos e órgãos públicos.

Com ele, a digitalização ganha validade jurídica, confiabilidade e padronização.

Mais do que uma obrigação legal, trata-se de uma oportunidade de modernizar processos, reduzir custos e aumentar a segurança da informação.

Ao aplicar corretamente as diretrizes do decreto, você garante conformidade, eficiência e competitividade em um mundo cada vez mais digital.