Documento digitalizado, digital e escaneado: entenda as diferenças

A transformação digital mudou completamente a forma como empresas produzem, armazenam, compartilham e consultam informações. Contratos, prontuários, fichas de colaboradores, documentos fiscais e arquivos administrativos que antes existiam exclusivamente em papel hoje podem ser encontrados em diferentes formatos eletrônicos.

Nesse contexto, três conceitos costumam gerar dúvidas: documento digitalizado, documento digital e documento escaneado. Embora pareçam representar a mesma coisa, existem diferenças importantes relacionadas à origem do arquivo, ao processo utilizado para sua conversão, à gestão das informações e aos requisitos necessários para determinados efeitos jurídicos.

Entender essas diferenças é especialmente importante para empresas que possuem grandes arquivos físicos e estão planejando projetos de Digitalização de Documentos, gestão eletrônica ou transformação digital.

Mais do que eliminar papel, uma estratégia profissional deve considerar como cada informação será capturada, identificada, indexada, armazenada, protegida e posteriormente localizada.

Se sua empresa possui um grande acervo físico, conheça a solução de Digitalização de Documentos da Docknox.

Documento digital, digitalizado e escaneado são a mesma coisa?

Não.

A principal diferença está na origem do documento e no processo pelo qual ele passou.

Um documento digital pode ter sido criado originalmente em um computador, sem nunca ter existido fisicamente. Já um documento escaneado normalmente é uma representação em imagem de um documento físico. O documento digitalizado, por sua vez, resulta de um processo de digitalização que pode envolver requisitos técnicos, metadados, indexação, controle de qualidade, rastreabilidade e outros procedimentos.

Uma forma simples de compreender inicialmente é:

• Documento digital: nasce no ambiente digital.
• Documento escaneado: é uma representação eletrônica obtida a partir de um documento físico.
• Documento digitalizado: representa um documento físico convertido por um processo estruturado de digitalização.

A diferença se torna ainda mais relevante quando estamos falando de milhares ou milhões de documentos corporativos.

O que é um documento digital?

Documento digital é aquele produzido originalmente em formato digital.

Um contrato elaborado eletronicamente, uma nota fiscal eletrônica, um relatório gerado por um sistema ou um documento criado em um editor de textos são exemplos de arquivos que podem nascer digitais.

Nesse caso, não houve necessariamente a conversão de um documento físico.

É justamente essa característica que diferencia o documento digital — ou nato-digital — do documento que passou por Digitalização de Documentos.

Imagine que uma empresa contrate um novo colaborador e todo o processo de admissão seja eletrônico. Formulários são preenchidos online, documentos são gerados pelo sistema e assinaturas são realizadas eletronicamente. Diversos registros desse processo podem nascer digitais.

Agora imagine o arquivo histórico dessa mesma empresa, contendo milhares de fichas de funcionários armazenadas em caixas durante décadas. Para incorporar esse acervo ao ambiente digital, será necessário realizar sua conversão.

São situações diferentes e que exigem estratégias documentais distintas.

Para conhecer como documentos físicos podem ser incorporados ao ambiente eletrônico, veja como funciona a preparação e conversão digital de documentos.

O que é um documento escaneado?

Um documento escaneado é uma representação eletrônica obtida a partir da captura de um documento físico.

Na situação mais simples, uma folha é colocada em um scanner e o equipamento gera um arquivo de imagem ou PDF. Atualmente, até câmeras de smartphones e aplicativos podem ser utilizados para criar representações digitais de documentos físicos.

Por exemplo, uma pessoa recebe um contrato impresso, coloca as páginas em um scanner e salva um arquivo chamado contrato.pdf.

Nesse momento existe uma representação eletrônica daquele documento.

Porém, simplesmente possuir a imagem não significa que exista uma estratégia adequada de gestão documental.

Se uma organização escanear 300 mil páginas e armazená-las com nomes como:

• arquivo001.pdf;
• arquivo002.pdf;
• arquivo003.pdf;
• scan0045.pdf;
• documentoNovo.pdf;

o papel terá sido transformado em arquivo eletrônico, mas o problema de localização das informações continuará existindo.

Por isso, escanear é apenas uma das possíveis etapas de um processo profissional de Digitalização de Documentos.

Afinal, o que é um documento digitalizado?

O Decreto nº 10.278/2020 define documento digitalizado como o representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados.

Essa definição apresenta um elemento importante: metadados.

Metadados são informações estruturadas utilizadas para classificar, descrever e gerenciar documentos.

Em um contrato, por exemplo, podem existir indexadores relacionados a:

• nome do cliente;
• CPF ou CNPJ;
• número do contrato;
• departamento responsável;
• data de assinatura;
• categoria documental;
• prazo;
• unidade da empresa.

Em vez de simplesmente possuir um arquivo chamado scan12543.pdf, a organização passa a ter informações estruturadas que permitem localizar e gerenciar aquele documento.

É justamente por isso que a Digitalização de Documentos empresarial deve ser entendida como um processo muito mais amplo do que simplesmente passar folhas por um scanner.

Escanear e digitalizar: qual é a diferença na prática?

A diferença fica mais clara quando analisamos o fluxo completo.

O escaneamento está relacionado principalmente à captura da imagem. Já um projeto estruturado de digitalização pode envolver uma sequência de atividades.

Na Docknox, por exemplo, o processo apresentado contempla avaliação das necessidades, preparação física, escaneamento, identificação, indexação, controle de qualidade e armazenamento seguro.

Portanto:

Escanear → gerar a representação eletrônica.

Digitalizar → transformar o documento físico dentro de um processo organizado de conversão e gestão da informação.

Essa distinção é especialmente importante em projetos corporativos.

Uma pessoa pode precisar escanear cinco páginas para enviá-las a alguém. Uma empresa com 2 milhões de documentos possui outro problema: precisa conseguir encontrar, proteger, controlar e gerenciar essas informações durante anos.

É nesse segundo cenário que a Digitalização de Documentos profissional ganha relevância estratégica.

Como funciona a digitalização profissional de documentos?

Embora cada projeto possa possuir características específicas, um processo estruturado normalmente envolve diferentes etapas.

1. Avaliação do acervo

Primeiramente é necessário entender quais documentos existem, sua quantidade, estado de conservação, finalidade e frequência de consulta.

Também é importante identificar quais informações serão necessárias posteriormente para localizar cada arquivo.

2. Preparação dos documentos

Os documentos físicos podem precisar ser organizados antes da captura.

Grampos, clipes, pastas e outros elementos podem ser removidos, enquanto lotes documentais são preparados de acordo com critérios definidos no projeto.

3. Escaneamento

Nesta etapa ocorre efetivamente a captura.

Scanners convertem as páginas físicas em arquivos digitais respeitando os parâmetros estabelecidos para o projeto.

4. Identificação e indexação

Depois da captura, os documentos precisam ser classificados.

Indexadores permitem associar informações relevantes aos arquivos e facilitar pesquisas futuras.

Essa etapa é fundamental porque transforma um conjunto de imagens em um acervo muito mais organizado.

5. Controle de qualidade

Os documentos precisam ser verificados para identificar problemas como páginas ilegíveis, imagens incompletas, falhas de captura ou classificação incorreta.

6. Armazenamento e acesso

Depois de processados, os arquivos podem ser armazenados em ambientes apropriados e disponibilizados de acordo com os níveis de acesso estabelecidos pela organização.

A Docknox informa, por exemplo, que utiliza armazenamento em diferentes servidores em nuvem e soluções de GED e GDD para disponibilização e gestão dos documentos.

Qual é o papel do OCR na digitalização?

Outro conceito importante é o OCR — Optical Character Recognition, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres.

Quando um documento é simplesmente capturado como imagem, o computador inicialmente pode interpretar aquela página apenas como uma imagem formada por pixels.

O OCR procura reconhecer os caracteres presentes nela.

Imagine um contrato contendo a expressão “Contrato de Prestação de Serviços”. Depois do processamento adequado, tecnologias de reconhecimento podem permitir que essas informações sejam utilizadas em pesquisas e outros fluxos automatizados.

Isso amplia consideravelmente as possibilidades da Digitalização de Documentos, especialmente em grandes acervos.

Além do OCR, existem tecnologias como ICR para reconhecimento de determinados caracteres manuscritos e leitura de códigos de barras.

A Docknox utiliza OCR, ICR, leitura de códigos de barras e processamento com inteligência artificial em seus fluxos documentais. Conheça as tecnologias utilizadas na digitalização e gestão eletrônica de documentos.

Um documento digitalizado tem validade jurídica?

Esse ponto exige atenção porque existe muita informação simplificada na internet.

O Decreto nº 10.278/2020 estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados com o objetivo de permitir que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais em seu âmbito de aplicação.

Entre as regras gerais estabelecidas estão requisitos relacionados a:

• integridade e confiabilidade;
• rastreabilidade e auditabilidade;
• padrões técnicos de digitalização;
• qualidade e legibilidade;
• confidencialidade, quando aplicável;
• interoperabilidade.

Para documentos destinados a se equiparar ao documento físico perante pessoa jurídica de direito público interno, o decreto estabelece ainda assinatura digital com certificação ICP-Brasil, padrões técnicos mínimos e metadados mínimos.

Nas relações entre particulares, o próprio decreto estabelece regras específicas sobre os meios de comprovação de autoria, integridade e, quando necessário, confidencialidade.

Portanto, a conclusão correta não é simplesmente que “todo documento digitalizado possui validade jurídica”.

É necessário analisar como o processo foi realizado, quais requisitos foram atendidos, qual documento está envolvido e para qual finalidade ele será utilizado.

PDF é a mesma coisa que documento digitalizado?

Não necessariamente.

PDF é um formato de arquivo.

Um documento nato-digital pode ser PDF. Uma página simplesmente escaneada pode ser salva em PDF. E um documento submetido a um processo completo de digitalização também pode utilizar PDF.

Portanto:

PDF ≠ automaticamente documento digitalizado em conformidade com requisitos específicos.

Essa diferença é importante porque o formato do arquivo, isoladamente, não informa como aquele documento foi produzido.

Inclusive, o Decreto nº 10.278/2020 estabelece padrões técnicos mínimos diferentes conforme o tipo de documento. Para diversos textos impressos, por exemplo, seu Anexo I estabelece resolução mínima de 300 dpi e formato PDF/A.

Quais as vantagens da digitalização de documentos para empresas?

A Digitalização de Documentos pode proporcionar ganhos que vão muito além da redução do papel.

Localização mais rápida

Indexadores e sistemas de gestão podem reduzir significativamente o tempo necessário para encontrar determinada informação.

Redução da manipulação física

Documentos que antes precisavam ser retirados constantemente de caixas e arquivos podem ser consultados eletronicamente quando apropriado.

Acesso controlado

Sistemas documentais permitem estabelecer diferentes níveis de acesso conforme usuário, departamento ou função.

Integração com processos digitais

Arquivos físicos históricos podem ser incorporados aos processos digitais atuais da organização.

Produtividade

Funcionários deixam de dedicar parte do expediente a atividades como procurar caixas, localizar pastas e transportar documentos entre departamentos.

Rastreabilidade

Dependendo da solução utilizada, acessos e operações relacionados aos documentos podem ser registrados, aumentando o controle sobre as informações.

Documento digitalizado e LGPD: qual é a relação?

Digitalizar não significa apenas transformar papel em arquivo eletrônico.

Muitos documentos corporativos contêm dados pessoais de clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros. Por isso, projetos documentais precisam considerar também segurança da informação e proteção de dados.

Uma empresa que transforma milhares de documentos físicos em arquivos digitais e simplesmente os deixa disponíveis em pastas compartilhadas sem controle pode criar novos riscos.

Um projeto adequado deve considerar questões como:

• quem pode consultar cada documento;
• como os arquivos são armazenados;
• como os acessos são controlados;
• quais informações precisam ser protegidas;
• como os eventos podem ser rastreados;
• quais políticas de segurança são utilizadas.

A Docknox informa que seu processo é auditado, possui controle de acesso, rastreabilidade e é realizado em conformidade com a LGPD.

Quando uma empresa deve investir em digitalização?

Alguns sinais ajudam a identificar essa necessidade.

Se funcionários levam muito tempo procurando documentos, existem grandes volumes armazenados em caixas, diferentes departamentos precisam consultar os mesmos arquivos ou o crescimento do acervo físico está se tornando um problema, vale avaliar a Digitalização de Documentos.

Também pode ser relevante quando a organização deseja avançar em projetos de transformação digital, GED, automação de processos ou gestão eletrônica.

Entre os segmentos que frequentemente lidam com grandes acervos estão:

• hospitais e clínicas;
• escritórios de advocacia;
• escritórios de contabilidade;
• construtoras e imobiliárias;
• instituições de ensino;
• cartórios e tabelionatos;
• departamentos de Recursos Humanos;
• indústrias;
• empresas de serviços;
• organizações com grandes arquivos administrativos.

Cada segmento, entretanto, possui características documentais diferentes. Por isso, o projeto deve começar por uma avaliação do acervo e das necessidades de consulta.

Digitalizar não significa apenas transformar papel em PDF

Entender a diferença entre documento digital, digitalizado e escaneado ajuda a empresa a tomar decisões melhores sobre seu acervo.

O documento digital nasce originalmente no ambiente eletrônico. O documento escaneado resulta da captura de um documento físico para gerar uma representação eletrônica. Já o documento digitalizado, especialmente dentro de um projeto corporativo estruturado, envolve um processo mais amplo de conversão, identificação, indexação, controle e gestão das informações.

Essa diferença parece pequena quando pensamos em uma única folha, mas se torna estratégica quando estamos falando de milhares ou milhões de documentos.

Por isso, a Digitalização de Documentos não deve ser tratada apenas como uma operação de scanner. O objetivo é transformar arquivos físicos em informações organizadas, pesquisáveis, protegidas e acessíveis para as pessoas autorizadas.

Empresas que pretendem reduzir arquivos físicos, agilizar consultas e estruturar sua gestão documental podem começar por um diagnóstico do acervo existente.

Conheça o processo completo de Digitalização de Documentos da Docknox e descubra como transformar documentos físicos em informações digitais organizadas e acessíveis.